POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DE LA FONDATION ANDRÉ BOUDREAU
LE 20 SEPTEMBRE 2023
PRÉAMBULE
Depuis 1983, La FAB soutient des initiatives de sensibilisation, de prévention et de traitement en lien avec les dépendances pour les jeunes et les membres de l’entourage. Elle est reconnue comme un partenaire actif et mobilisateur dans la réalisation des projets porteurs de changements pour le bien-être de la jeunesse des Laurentides.
Nous recueillons, utilisons des renseignements personnels aux fins de sollicitation de contributions de diverses formes, de participation à des événements, des tirages et des loteries. La confidentialité est une préoccupation des plus importantes pour nous et c’est pourquoi la Fondation André Boudreau a adopté une politique de protection de la vie privée relative à la collecte et à l’usage des renseignements personnels que vous communiquez.
La présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels a pour but de vous aider à mieux comprendre nos pratiques en matière de cueillette, d’utilisation, de divulgation, de traitement des plaintes, de destruction et de conservation des renseignements personnels.
En acceptant de nous fournir des renseignements personnels (par l’intermédiaire de notre site Internet, en remplissant un formulaire de don, d’achat et/ou de participation à un événement par courriel, en personne ou par téléphone), vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels, et vous autorisez la Fondation André-Boudreau, leurs tiers et leurs fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous.
La présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels ne s’applique pas aux sites Internet de tiers auxquels il est possible d’accéder si vous cliquez sur des liens qui se trouvent sur le site Internet de la Fondation André-Boudreau (fondationandreboudreau.com) et celui de la campagne Respire (tuaslederniermot.com).
En somme, la Fondation André-Boudreau n’est nullement responsable à l’égard des sites Internet de tiers. Si vous suivez un lien vers un site Internet de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre des renseignements personnels.
COMMENT NOUS PARTAGEZ-VOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
Vous nous partagez vos informations personnelles, comme suit :
- Lors de votre inscription à des événements, des concours et des infolettres;
- Lors de votre inscription à des activités de financement;
- Lorsque vous faites un don à la Fondation André-Boudreau, quelle que soit la forme de votre don;
- Vous nous partagez également des informations accessibles au public notamment sur les plateformes publiques, y compris notre site Internet.
ÉCHANGE AUTOMATIQUE DE RENSEIGNEMENTS
Dès que vous accédez au site, votre ordinateur et le serveur du site échangent automatiquement des renseignements. Cependant, cet échange ne permet pas de vous identifier personnellement (exemple : nom, téléphone, adresse, objet de la demande). Les renseignements échangés sont :
- Le nom de votre domaine de votre fournisseur d’accès (ex : compagnieX.com, si vous utilisez un compte privé d’accès internet; université.edu, si votre accès se fait par l’entremise d’une université; etc.) ;
- Votre adresse IP (ex. : 123.45.67.980), laquelle pourrait permettre à un fournisseur Internet de divulguer l’identité de la personne qui y est associée ;
- Le type de navigateur (ex : Netscape, Firefox, Internet Explorer) et de système d’exploitation (ex. : Windows, MacOS) que vous utilisez ;
- Les pages que vous visitez ;
- La date et l’heure à laquelle vous accédez à ces pages ;
- L’adresse du site d’origine, à partir duquel vous atteint le site visité.
Le site recueille ces renseignements en raison des exigences technologiques inhérentes à la navigation Internet. En effet, le serveur en a besoin pour vous transmettre des fichiers compatibles avec l’équipement informatique que vous utilisez. Toutefois, en aucun cas, ces exigences ne permettront de vous identifier.
Les renseignements aussi sont conservés et utilisés à des fins statistiques. Ils servent à comptabiliser le nombre de visites, les pages les plus fréquentées, la technologie utilisée par les visiteurs, le site d’origine et le pays d’origine ses visiteurs. En aucun cas ils ne servent à dresser des listes d’utilisateurs.
AVEC QUI POURRIONS-NOUS PARTAGER DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
La Fondation André-Boudreau est un organisme à but non lucratif dûment incorporé et reconnu comme organismes de bienfaisance, par conséquent, les renseignements personnels que nous recueillons peuvent être transmis à certains tiers, notamment les suivants :
- Nous utilisons les renseignements personnels dans le seul but d’atteindre l’objectif principal et l’objectif légitime applicable pour lequel ils ont été collectés, ou à des fins compatibles avec cet objectif principal.
- Des tiers fournisseurs de service et/ou partenaires, notamment ceux qui nous fournissent des services de sollicitations de dons, analyse de bases de données, sites Internet, de développement d’applications, d’hébergement, d’entretien et d’autres services. Ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent;
- Des autorités gouvernementales et des organismes d’application de la loi lorsque les lois applicables l’exigent;
- L’organisme utilise les services de sites tiers, comme Google, Facebook, Instagram et Tik Tok pour promouvoir ses contenus et des offres.
- Lorsque vous visitez notre site Internet, ces tiers peuvent utiliser des témoins, pixels invisibles ou autres technologies similaires sur votre disque dur pour collecter ou recevoir des informations à propos de votre navigation sur le site internet et ailleurs sur Internet. Ces technologies permettent de diffuser des publicités pertinentes et ciblées en fonction de vos centres d’intérêt. Vous pouvez consulter les témoins et les détruire si vous le désirez. Vous en avez donc le plein contrôle. Nous vous conseillons de vous référer aux paramètres de votre navigateur pour effectuer les modifications appropriées.
- Pour de plus amples renseignements, nous vous invitons à consulter notre Politique sur les témoins (« cookies »).
UTILISATION DE TÉMOINS (COOKIES)
Des témoins sont utilisés pour faciliter la navigation dans les pages de ce site. Ces témoins ne permettent pas de recueillir des renseignements personnels à votre sujet. Vous pouvez à tout moment paramétrer votre navigateur pour qu’il bloque les fichiers témoins. Toutefois, cette action risque de vous priver de certaines fonctions offertes sur le site.
Si vous utilisez un ordinateur dans un lieu public ou que vous partagez un ordinateur avec d’autres utilisateurs, assurez-vous d’effacer les traces de votre navigation emmagasinées dans l’historique avant de terminer chaque session.
LA POLITIQUE CONCERNANT LES TÉMOINS NE COUVRE PAS LES SITES WEB TIERS
PENDANT COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
Nous ne conserverons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.
Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons les renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec nous ».
TRANSMISSION DE RENSEIGNEMENT PERSONNEL
La Fondation André Boudreau et les membres de son personnel ou ses administrateurs ainsi que le site internet de la Fondation et celui de la campagne Respire ne recueillent aucun renseignement personnel sans que le visiteur n’y ait consenti. La Fondation André Boudreau respecte ainsi la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
Les articles 64 et 65 de cette loi exigent que tout ministère ou organisme qui demanderait un renseignement personnel s’assure de la nécessité d’obtenir un tel renseignement, s’identifie auprès de cette personne et l’informe :
- Du nom et de l’adresse de l’organisme public au nom duquel il fait la collecte de ce renseignement;
- De l’usage auquel ce renseignement est destiné ;
- Des catégories de personnes qui auront accès à ce renseignement ;
- Du caractère obligatoire ou facultatif de la demande ;
- Des conséquences d’un refus de répondre à la demande ;
- Des droits d’accès et de rectification prévus par la loi.
En général, vous n’avez pas à fournir des renseignements personnels. Les seules exceptions s’appliquent à certains services qui, eux, peuvent vous en demander. Dans ce cas, des dispositions strictes ont été prises pour que le site soit sécurisé.
Il est important de rappeler que la transmission de renseignements par courrier électronique n’est pas totalement sécurisée. C’est pourquoi il est déconseillé de divulguer par courriel des renseignements comme votre numéro d’assurance sociale. Afin de préserver la confidentialité de vos renseignements personnels, l’équipe du site ne répondra pas à vos questions par courriel lorsque des données à caractère confidentiel doivent être échangées.
Les messages électroniques sont traités avec les mêmes mesures de confidentialités que le courrier reçu par la poste. Si vous transmettez des renseignements personnels par courriel, en remplissant un formulaire en ligne non sécurisé ou en vous inscrivant à une liste de diffusion, l’équipe du site conclura que vous y consentez. Assurez-vous que :
- La Fondation André Boudreau utilisera seulement les renseignements requis pour répondre à votre demande et y donner suite ;
- Ces renseignements sont conservés, puis détruits, conformément aux exigences de la Loi à l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels;
- La Fondation André Boudreau transmettra ces renseignements à un autre organisme gouvernemental seulement si votre requête s’adresse à celui-ci ou si cette communication est exigée par la loi;
- La Fondation André Boudreau ne transmettra aucun renseignement à un organisme privé.
En général, La Fondation André Boudreau collecte les renseignements personnels dans le but de :
- Solliciter des dons des divers : organismes, entreprises et des particuliers;
- Remplir un formulaire (commentaires, suggestions, concours);
- Répondre à une enquête de satisfaction et d’évaluation.
LIMITATION DE LA COLLECTE, LIMITATION DE L’UTILISATION ET DE LA COMMUNICATION
La Fondation André Boudreau ne recueille que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées ci-dessus. Il indique, le cas échéant, le caractère obligatoire ou facultatif d’une demande de renseignements personnels et les conséquences découlant du choix de communiquer ou non l’un ou l’autre de ces renseignements.
La Fondation André Boudreau n’utilise et ne communique pas les renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillirent, à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige.
La Fondation André-Boudreau ne transfèrent ni ne transige aucune de ses données, qu’elles soient confidentielles ou non, à l’extérieur de la province du Québec.
PENDANT COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
Nous ne conserverons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.
Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons les renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec nous »
EXACTITUDE
La fondation s’assure que les renseignements personnels sont exacts, complets et à jour au moment de les utiliser. Toute personne est invitée à communiquer un ou des changements en écrivant un message à la Fondation André Boudreau ou en communiquant avec elle aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec nous ».
MESURES DE SÉCURITÉ
Les renseignements personnels sont protégés par des mesures de sécurité appropriées aux circonstances. Cependant, aucune méthode de transmission par Internet ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez et vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec nous ».
S’il survenait un incident de confidentialité touchant vos renseignements personnels, nous nous engageons à vous aviser dans les meilleurs délais suite à notre connaissance de cet incident. Nous prendrons les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.
RÉCEPTION ET TRAITEMENT DES PLAINTES À L’ÉGARD DU NON-RESPECT DES PRINCIPES
COMMENT COMMUNIQUER AVEC NOUS ?
Pour poser des questions, formuler des commentaires ou une plainte à l’égard de la présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels, communiquez avec la Fondation André :
On doit adresser sa plainte en écrivant un message à l’attention de Lucie Martineau, directrice générale, par :
Courriel : info@fondationandreboudreau.com
Téléphone :450-848-5348
Poste : 148, rue Castonguay, Saint-Jérôme, Québec, J7Y 2J2
* Sur demande un modèle de dépôt de plainte vous sera envoyé.
VOS RESPONSABILITÉS DE DONATEURS
- Vous assurez que vous consentez ou non à la transmission des renseignements personnels afin que la Fondation André Boudreau respecte les dispositions de la Loi à l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
POLITIQUE DE CONSERVATION ET DESTRUCTION DES DOSSIERS
1.Objectif
L’objectif de cette politique est de fournir des procédures de clôture, de conservation et de destruction des dossiers de client maintenus par La Fondation André-Boudreau.
2. Définitions
2.1 Dans la présente politique :
« Date de clôture de dossier » s’entend de la date à laquelle le responsable d’un dossier a déterminé que le dossier est terminé et à partir de laquelle il détermine la destruction du dossier.
« Date de destruction du dossier » s’entend de la date à partir de laquelle un dossier est détruit.
3. Examiner et clore le dossier
3.1 La Fondation André-Boudreau nomme un responsable de l’application de la présente politique. À défaut, la Directrice générale de La Fondation André-Boudreau est responsable de l’application de la présente politique.
3.2 Quand un dossier est terminé, le responsable du dossier détermine la date de clôture du dossier et sa date de destruction. Pour les dossiers concernant les donateurs et donateurs potentiels, il est convenu que le dossier doit être détruit après dix (10) ans de la date de son dernier don ou son dernier consentement à l’utilisation de ses renseignements personnels, la date la plus récente ayant préséance.
3.3 Avant de fermer le dossier et d’envoyer un document physique ou autre bien lié au dossier à un site d’entreposage externe ou à un service de déchiquetage, le responsable du dossier doit prendre des mesures pour retirer du dossier copies papier de documents qui ont été mis en images ou autrement sauvegardés dans la bibliothèque électronique de La Fondation André-Boudreau.
3.4 La Fondation André-Boudreau tient des registres identifiant les dossiers clos, y compris la date de clôture et le cas échéant, la date de destruction.
4. Conservation des dossiers fermés
4.1 Les dossiers fermés et non détruits sont entreposés dans un lieu physique pour maintenir la confidentialité des personnes concernées et pour les protéger contre les dommages ou la perte. Ils peuvent aussi être conservés sur le support informatique suivant de La Fondation André-Boudreau.
5. Destruction des dossiers
5.1 Quand le responsable du dossier ferme le dossier et si le dossier est prêt pour la destruction (voir article ci-dessous), la date de destruction est déterminée selon la norme de La Fondation André-Boudreau telle que définie dans l’article 5.2 à moins que le responsable du dossier détermine qu’une autre date de destruction conviendrait mieux.
5.2 La Fondation André-Boudreau conserve les dossiers fermés principalement pour satisfaire aux craintes concernant la gestion du risque. En conséquence, il est prudent de conserver le dossier fermé pendant une période déterminée selon les exigences légales qui seraient requises.
5.3 La date de destruction doit être suspendue dans les cas suivants se rapportant directement ou indirectement à :
a) une réclamation réelle ou potentielle envers La Fondation André-Boudreau;
b) une demande de divulgation d’information concernant le dossier ou donateur concerné;
c) Audits et enquêtes gouvernementales. Cela peut être ordonné par le responsable du dossier.
5.4 La date de destruction de dossiers peut être reportée à tout moment au besoin (par exemple, si un nouveau consentement était accordé entre-temps).
5.5 Cette politique doit s’appliquer de manière à assurer le maintien de la confidentialité des renseignements personnels et le respect des lois fédérales et provinciales applicables en matière de protection des renseignements personnels.
5.6 La Fondation André-Boudreau maintient un registre de dossiers détruits qui comprend le nom du donateur, le numéro de dossier, la date de clôture du dossier, la date de destruction du dossier et le nom du responsable du dossier.
La Fondation André-Boudreau procède à la destruction des dossiers papier et des dossiers électroniques notamment les renseignements et données électroniques comprennent notamment les courriels, les versions préliminaires de documents se trouvant sur un serveur ou un système de gestion des documents, les images de documents ou les documents numérisés, les télécopies (lorsqu’il n’existe pas de copie papier), la messagerie vocale, les métadonnées ainsi que les autres renseignements ou données relatives à une affaire qui sont sauvegardées et entreposées en format électronique (par ex., sur des serveurs, des médias magnétiques, des systèmes magnéto-optiques, des disques compacts, des DVD).
POLITIQUE DE TRAITEMENT DES PLAINTES
La présente politique vise à assurer un traitement adéquat, uniforme et diligent des plaintes. Elle s’adresse à toute personne insatisfaite du traitement de ses renseignements personnels.
BUT DE LA POLITIQUE
La politique de traitement des plaintes vise à mettre en place une procédure équitable et transparente afin de traiter les plaintes reçues par La Fondation André-Boudreau. Elle a également pour objectif de soutenir la qualité des services et d’offrir l’opportunité à toute personne d’exprimer son insatisfaction.
Le présent document encadre la réception des plaintes, la transmission de l’accusé de réception, la création du dossier de plainte et la compilation des plaintes reçues, et ce, dans un souci d’écoute de la clientèle et d’amélioration continue.
RESPONSABLE
La responsable de l’application de la politique est Madame Lucie Martineau, Directrice générale de La Fondation André-Boudreau. Elle agit à titre de répondante et s’assure de la formation adéquate du personnel à cet égard. La responsable doit également transmettre aux employés toute l’information nécessaire au respect de la présente politique.
La responsable a principalement pour fonctions de :
- Veiller à l’application de la présente politique;
- S’assurer de l’envoi d’un accusé de réception au plaignant;
- Enquêter sur les prétentions exposées par le plaignant;
- Répondre au plaignant.
PLAINTE
Aux fins de l’application de la politique, une plainte constitue l’expression d’au minimum un des trois éléments suivants :
- Une insatisfaction à l’égard de La Fondation André-Boudreau par un individu qui s’estime lésé;
- Un préjudice subi à la suite d’un évènement, d’une situation, d’un acte ou d’une omission à l’égard de la prestation du service dispensé par La Fondation André-Boudreau;
- La réclamation d’une mesure correctrice.
Ne constitue pas une plainte, toute démarche informelle visant à faire corriger un problème particulier, dans la mesure où le problème est traité dans le cadre des activités régulières de La Fondation André-Boudreau et sans qu’une plainte écrite n’ait été déposée par un individu.
RÉCEPTION DE LA PLAINTE
L’individu qui désire formuler une plainte doit le faire par écrit à l’adresse courriel suivante :
info@fondationandreboudreau.com
La communication doit indiquer les éléments suivants:
- Nom du plaignant;
- Son adresse;
- Son numéro de téléphone;
- Son courriel ou son numéro de télécopieur, le cas échéant;
- Qualité du plaignant : en son nom personnel ou à titre de représentant;
- Motifs de la plainte soumis.
Toute plainte est traitée de façon confidentielle. Une plainte anonyme est considérée comme non reçue.
Tout membre du conseil d’administration ou toute personne qui agit au nom ou pour le compte de La Fondation André-Boudreau et qui est saisie d’une plainte doit la transmettre, dès sa réception, à la responsable de l’application de la politique.
Tout représentant de La Fondation André-Boudreau qui reçoit une plainte verbale doit informer le plaignant de la présente politique et l’inviter à faire parvenir à La Fondation André-Boudreau sa plainte par écrit.
La responsable doit accuser réception de la plainte dans les 5 jours ouvrables suivant la réception.
L’accusé de réception doit contenir les renseignements suivants :
- Une description de la plainte reçue, précisant le reproche fait à La Fondation André-Boudreau, le préjudice ou la mesure correctrice demandée;
- Le nom et les coordonnées de la responsable du traitement de la plainte;
- Dans le cas d’une plainte incomplète, un avis comportant une demande de complément d’information à laquelle le plaignant doit répondre dans un délai fixé, soit 5 jours ouvrables, à défaut de quoi la plainte est réputée abandonnée;
- La politique de traitement des plaintes.
- CRÉATION DU DOSSIER DE PLAINTE
Afin d’assurer un traitement équitable et transparent, chaque plainte fait l’objet d’un dossier distinct. Le dossier comporte les éléments suivants :
- La plainte écrite;
- Le résultat du processus de traitement de la plainte (l’analyse ainsi que les documents afférents);
- La réponse finale au plaignant écrite et motivée.
TRAITEMENT D’UNE PLAINTE
Le processus de traitement d’une plainte est enclenché au maximum dans les 5 jours ouvrables de sa réception.
Le traitement de la plainte doit être effectué dans un délai raisonnable, soit dans les 30 jours suivant la réception de tous les renseignements nécessaires à son étude. Dans l’éventualité exceptionnelle où une plainte ne peut être traitée dans le délai prévu, le plaignant doit être informé des motifs du retard et des démarches de La Fondation André-Boudreau à ce jour dans le traitement de sa plainte. Il doit également être avisé du délai dans lequel la décision lui sera transmise.
Une fois la plainte examinée et l’analyse complétée, le responsable doit transmettre au plaignant une réponse finale, écrite et motivée.
ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente politique entre en vigueur le 20 septembre 2023
POUR TOUTE QUESTION OU COMMENTAIRE CONCERNANT LE TRAITEMENT DES PLAINTES, NOUS VOUS INVITONS À COMMUNIQUER DIRECTEMENT AVEC LA RESPONSABLE :
LUCIE MARTIENAU, Directrice générale
FONDATION ANDRÉ-BOUDREAU
148, rue Castonguay, Saint-Jérôme (Québec) J7Y 2J2
450-848-5348
POUR DE PLUS AMPLES RENSEIGNEMENTS SUR CETTE POLITIQUE
LOIS
Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels : https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/A-2.1
Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information :https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/C-1.1
SITES
Commission d’accès à l’information :https://www.cai.gouv.qc.ca
Secrétariat à la réforme des institutions démocratiques et à l’accès à l’information : https://www.quebec.ca/gouvernement/ministeres-et-organismes/institutions-democratique-acces-information-laicite
